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公司法务
来源:中方律师事务所

公司法务包括以下内容:


一、证照登记与变更

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公司是依法设立的商事主体。任何企业的设立与运营中,都或多或少会与政府打交道。或是欲取得政府公权的承认与保护,或是为对抗政府的不法管制。


为保证公司企业有序运转,创建公开、平等的竞争环境,政府有意设立了一些许可、限制、登记或备案。这些许可、登记即为企业的营业执照登记、组织机构代码登记、税务登记等证照登记。这些必须办理、具有一定程序性和专业性的事务,是企业法务应承担的基础工作之一。


营业执照的登记与变更,是法务证照管理最为日常的工作。但这不表示营业执照不重要。营业执照是企业合法经营的基本凭证,相当于企业的身份证,除登记主管机关依照法定程序可以扣缴或者吊销外,其他任何单位和个人不得收缴、扣押、毁坏。营业执照上核定的事项,是企业最基本的情况,它向社会表明了企业最基本的权利义务。未经登记主管机关核准登记注册的主体,不得从事经营活动。营业执照分正本和副本,具有同等法律效力。中国境内企业营业执照的管理机关为国家和地方各级工商行政管理局。


组织结构代码证是组织机构代码识别标识的载体和法定凭证,分正本和副本。在中国境内依法设立的组织机构,应办理组织机构代码登记。办理组织机构代码登记,应自依法设立之日起30日内,到批准设立或者核准登记部门同级的质量技术监督部门申请。组织机构代码证由国家质检总局统一确定式样、内容,由全国代码中心统一制作和管理。


税务登记证件包括税务登记证及其副本、临时税务登记证及其副本。县以上国家税务局、地方税务局是税务登记的主管税务机关,负责税务登记的设立、变更、注销登记和税务登记证验证、换证以及非正常户处理、报验登记等有关事项。公司企业,应向生产、经营所在地税务机关申报办理税务登记。

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二、合同起草、修改与审核

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合同是企业合法利益的载体。企业的创立、运营、扩张、清算四个阶段,每一刻都离不开合同。合同签订与履行,是企业对外发生经济往来的基本手段。法务部是公司、企业内部当之无愧的合同起草、修改及审核部门。合同方面的工作,是法务部工作清单中最为核心的工作之一。


合同起草、修改与审核是法务人员运用法律知识、经验,将一方利益固化在合同条款中的过程。该工作的目的在于使合同利益最大限度地符合本公司要求。如果说,合同都是合同双方博弈的结果。那么,合同审核工作也是法务部门与对方法务部门、与己方业务部门妥协的结果。合同审核要求审核人员既懂得法律知识,又须理解合同所载商业事项,还要了解合同中各方的力量对比。如处在有利商业地位,则应当仁不让地为己方争取最大空间的利益。在合同审核中,既然是为合法的商业交易提供支持,商业交易是市场优胜劣汰的结果,那么法务审核合同不必考虑所谓公平不公平的伦理问题。如处在不利商业地位,则重点应注意防范风险,坚持底线,而不能一味牵缚于强势方,否则合同履行中会遭遇各种困难。


合同审核工作的质量,应结合法律专业和商业达成的效果来判断。合同审核的考核,须借助于经验,侧重于合同的履行结果。也就是说,从对合同审核的意见仅能部分地判断出审核人的工作是否合格。然而,现实法务工作中,由于缺乏合同审核质量的统一标准,导致合同审核的考核往往被过于主观化,经常取决于领导的感觉以及法务自己的感觉。这是需要特别注意的。

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三、投融资、IPO上市或资产重组法律事务

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投融资、IPO上市或资产重组是企业运营、扩张阶段常见的法务工作事项。任何一项前述事项都可谓企业的重大决策,因为这些事项关乎企业的未来生存或成长。每一个事项涉及的法律工作,都需要具有相当的经验和知识的法务人员,才能予以驾驭。


投融资法务,是法务人员综合法律规定、项目实况、过往经验,对企业从事的投资或融资事项,进行交易方案设计,交易文件起草,交易手续办理等的过程。在企业对外投融资过程中,法务部门应当参与项目的法律尽职调查,检查、核对并测试项目的风险,提出风险解决方案并反映到交易文件当中。


首次公开募股(IPO)上市,是指一家公司按照监管方的规则和要求,将它的股份第一次向公众出售并在证券交易所挂牌交易。IPO事项,涉及证监会、券商、律师、会计师、企业高管等主体,相关的法律文件繁多、复杂。企业内部的法务部门,多数不具备相关操作经验,往往委托外部专业律师事务所来完成有关法律工作。法务部门在此起协调和指导作用。


资产重组,指对企业资产的分布状态进行重新组合、调整、配置的过程。法律上,可以看作是对设在企业资产上的权利进行重新配置的过程。资产或资产权利,不像有形的商品,看得见、摸得着。它们都是无形、非标准化的交易标的。交易各方对其持有的信息也是不均衡的,不对称的。买方的信息往往少于卖方的。这就要求交易各方借助专业人士的帮助,如律师、会计师、税务师的,对交易的方式进行适当安排,以满足各方的利益需求。


投融资、IPO上市或资产重组这些事项非常重要,相关的法律事务也就非常重要。企业愿意花费成本去聘请专业人士来协助完成交易。企业法务部门如能在这些事项发挥出看得见的作用,那么会自然地引起企业管理层的重视。

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四、企业法律风险管理

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企业法律风险是指基于法律规定、监管要求或合同约定,由于企业外部环境及其变化或企业利益相关者的作为或不作为,对企业目标产生的影响。法律风险是市场经济下企业必然遇到的问题。


对风险进行控制和管理,逐渐成为一项专门的职责;企业法律风险管理,也渐渐变为法务工作的重要事项。从实践角度,也最能体现企业法务人员的水平和价值。


企业法律风险管理,重在于管理。通过对企业面临的风险进行系统性归纳、分类、评估,并制定相应的应对方案,最后往往体现为企业的政策、制度、流程、岗位职责等方面的变革管理。管理法律风险的前提是认识法律风险,关键是识别和分析法律风险,并在此基础上根据不同的法律风险特征采取相应的风险管理策略。


法律风险管理作为管理活动的一部分,原则要求必须融入企业管理,纳入企业决策。在过程中,明确企业面临的风险环境,必要和及时的记录同样重要。

越来越多的企业将法律风险管理的效果作为对法务进行绩效考核的关键指标。


然而,大多数企业法务擅长的是法律事务处理,对于制度、流程管理颇为陌生,甚至存在抵触、轻视的情绪,这也是目前企业法律风险管理行业进展不力,价值未充分体现的原因。但是,随着法治企业的深入推进,构筑事前风险防范体系、建立法律风险管理制度,是大势所趋。企业的法务总监既要看到这项工作的重要性,也必须为此做好准备。

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五、仲裁、诉讼与纠纷处理

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仲裁与诉讼是企业运营过程中很难避免的事项。在争议发生时,难以协商解决的情况下,向有关司法机关和仲裁机构寻求法律救济,是任何一家企业的权利。正因为市场经济下的法律制度赋予了企业这样的权利,整个社会体系才得以构建起有秩序的商业信用环境,企业也才能凭借合同、协议的形式与其他主体进行交易。因此,企业参与仲裁或诉讼的经验,对于企业来说,是一种竞争能力的体现。这实际上与法务工作的绩效有很大关系。


仲裁,有商事方面的仲裁和劳动仲裁之分。商事方面的仲裁,即一般意义上的仲裁,被广泛采用的解决争议的方式之一。仲裁采取自愿、不公开审理原则。裁决一旦作出,即发生法律效力。目前越来越多的企业逐渐了解、熟悉并选择仲裁方式来解决经济纠纷。仲裁由仲裁机构——仲裁委员会组织审理。仲裁委员会是由当地市级人民政府组织有关部门和商会统一组建,经省级司法行政部门登记的中立机构。


劳动仲裁是由劳动争议仲裁委员会对当事人申请仲裁的劳动争议进行的裁决。在中国,劳动仲裁是当事人向人民法院提起诉讼的必经程序。劳动争议仲裁委员会是县、市、市辖区设立的裁处企业与职工之间发生的劳动争议的组织机构,通常隶属于各级政府的劳动行政部门。


诉讼,分民事诉讼、刑事诉讼和行政诉讼等。三种类型的诉讼,企业法务人员都有可能接触。由各类合同纠纷而引起的民事诉讼应最为常见。民事诉讼是由人民法院代表国家行使审判权以解决民事争议。它不同具有民间性质的仲裁委员会以仲裁方式解决纠纷,更不同于具有群众自治组织性质的人民调解委员会以调解方式解决纠纷。民事诉讼既有强制性,体现在案件的受理和执行上;又有自愿性,当事人有依法处分自身权利的自由,即不告不理。法务人员在处理企业遇到的诉讼纠纷时,应当充分把握诉讼关于流程、时限等方面的规定,以免企业因“程序缺陷”而遭受损失。


仲裁、诉讼是企业遇到纠纷时的必要救济手段,但不是唯一手段。企业双方走到仲裁、诉讼的地步,已是“伤筋动骨”的阶段。一旦进入仲裁或诉讼,从商业效率角度,对于各方很难说是一个“有效”的方式。


企业处理纠纷,实际过程中往往是通过谈判的方式达成妥协的。这是企业法务部门的重要工作内容之一,即进行非诉讼类的纠纷处理。法务人员在掌握合同条款、法律规定、商务状况等基本信息的情况下,与对手进行谈判、协商,尽最大可能地找到符合双方利益的解决方案,并用协议的方式把双方意愿固定下来。对纠纷的处理能力,极大地考验一名企业法务人员的真功夫。

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六、知识产权管理

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由于全球法律和商业环境的变化,知识产权管理越来越成为企业经营管理的重要组成部分。相应地,越来越多的企业设置专门的知识产权部门,负责对整个公司的知识产权进行管理,包括知识产权的权属管理、运营管理和风险管理。


知识产权的权属管理,指有目的地将企业经营活动中所产生的智慧成果申请为法律所保护的知识产权形式,并对其进行统一的维护。根据知识产权的类型,权属管理又包括商标注册、专利注册、着作权登记、域名注册、专有技术与商业秘密保护等工作。这些工作均具有法律专业性,法务人员执行起来具有一定的优势,但同时少不了相应业务部门的配合,如研发部、品牌部、IT部等。


知识产权的运营管理,指企业利用法律和商务手段将其持有的知识产权进行许可、转让、质押融资、作价入股、证券化等,以获得财产收益的管理行为。这需要企业法务人员熟悉知识产权的相关政策、制度,对于知识产权的法律特性与商业运用理解深刻,对于常用的知识产权许可、转让协议的结构与内容了解到位。通过布局知识产权、运营知识产权,相比与法务部门所从事的其他工作,这项工作是典型的独立创造价值的工作。


知识产权的风险管理,即对可能存在的知识产权纠纷进行预防、规避、监控及清除等工作。该工作涉及事实调查、侵权认定、法律函件起草、知识产权诉讼或仲裁等,是法务部门不可推卸的工作。

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七、合规管理

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“合规”这个概念在金融企业,如银行、保险、证券公司等,经常使用。瑞士银行家协会对“合规”的定义是“使公司经营活动与法律、管治及内部规则保持一致”。从中可看出,合规的“规”其实包含三个层面:法律法规,公共政策以及内部规章。合规管理,就是尽力促使企业的行为符合这三个层面的规定。


如果企业行为超出了合规中的“规定“、“规章”、“规则”,就会产生合规风险。合规风险与法律风险在不少情况下是重合的。如,金融机构因某项业务违反法律而遭受处罚时,该机构既面临合规风险,同时也要承担法律风险。与该业务相关的有关内部制度、交易合同可能被认定无效,该机构须承担由此产生的损失和责任。


尽管如此,法律风险管理与合规管理仍存在一定区别。如合规风险包括商誉风险,而法律风险则不涉及商誉风险。法务部负责向业务部门和管理人员提供法律咨询,对业务方案及交易合同的法律风险进行审查,合规部则负责监控内部政策、制度和流程的合规性,并就合规风险向管理层提出报告和建议。


在一些大型机构中,法务部门与合规部门的职责界限往往比较模糊。越来越多的企业领导者希望由法律部门来履行合规的职责。因此,合规管理,对于法务部来说,也是其工作清单的一部分。


法务部在履行法律风险管理及合规管理的职责时,要以不同的工作理念来区别对待。如前所述,合规的“规”不仅包括法律,而且包括监管政策、监管通知,内部规章等法律之外的规则。合规管理的职能特征必定与监管有关;而风险管理的职能特征必定与风险有关。这便是部分企业法务部在履行合规管理时应注意的问题。

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八、破产、重整、清算、解散

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当企业发生资不抵债且缺乏清偿能力的时候,企业有可能申请或被申请破产。届时,法务部工作即转为与破产法律相关的事项。破产是企业的非正常状态,破产法务工作也是法务部的非常规工作。


如果是破产申请人,其法务可做工作有:向提交破产申请材料、协助成立破产清算小组、协调债权人会议、起草和解或重整协议,作为清算组成员参与清算分配等。如果是债权人,其法务可做工作有:以债权人名义提交破产申请、申报破产债权、主张破产程序中特别权利,如破产抵销权、取回权,债务人财产处置、拟定破产和解或重整协议,参与清算分配等。


当然,鉴于以上工作的非常规性和高度专业性,对大多数企业法务来说,较为陌生,必须借助专业律师来予以完成。企业法务往往起到配合和协调的作用。


破产、重整、清算、解散法律事务,就单个法务部门的工作来说,可能很少。但这些破产法律事务关系重大,不仅对法律知识、法律技能要求颇高,而且对企业战略、企业管理、财务技巧也要极为精通。如能经历这方面的法律工作,对于一名法务人员来说,可谓不可多得的锻炼机会。

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九、管理性工作

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法务部门是由一群法务人员组成的。为保障企业中法务专业性工作得以顺利开展,管理性质的工作,对于法务部是必不可少的。所谓管理性法务工作,指法务部负责人或更高级别的管理者,为保证企业法务人员和法律事务的正常、高效运转,而从事的管理工作。


管理,通俗地说,无外乎是管人,还是管事。法务部门的管理性工作,从管人的角度,可包括以下事项:企业法务组织架构搭建,法务人员工作分工安排,法务人员的岗位晋升与调整等


部门组织架构,在集团公司特别重要,其涉及集团法务对下属公司法务的管理模式问题,基本上可分为集中式,授权式以及综合式三种。人员的分工与分工调整、岗位的晋升与调整,其目的均是发挥各法务人员的优势,激发法务人员的潜力,从而使其更好地贡献价值。法务部负责人除了管理部门内员工以外,还需要协调与外部律师的关系,这也属于法务部对人的管理工作之一。


从管事的角度,包括以下重要事项:法务部门工作计划与工作标准的确定,法务人员绩效考核,法务人员奖励与惩罚机制建设,法务部门预算管理与培训管理。工作计划与工作标准,是有序规划法务人员的工作并建立工作考核的指标,以便进行评价和激励的基础。绩效考核是对法务人员的业绩进行评价。评价必须与奖惩结合,否则会丧失意义。


管理性工作的目标是支持专业性工作能够低成本、高效益的运作。在企业内部,与企业部门管理、公司管理工作是相匹配的。法务部门的管理性工作在不同的企业,体现是不一样的。需要说明的是,法务部门的管理性工作在实践中往往与专业性工作混在一起。



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十、行政性工作

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为支持法务部门的正常运转,行政性工作也是必不可少的。它与法务部门的管理性工作存在很多交叉,区分出来的意义是它让法务部负责人能有效地授权。


法务部的行政性工作,是指在企业科层式或项目式的管理模式下,法务部与公司其他人员的沟通过程。一般包括部门间文件的传递,公司法律事务决策的流程,公司团队建设的参与和企业文化的实践等。


如法务部助理或秘书,将需要审核的合同文件从业务部门接收过来,进行台账登记后,再转交给法务部负责人指定的合同审核人;该审核人基于了解合同背景需要而发起的并由法务助理联系业务部门人员参与的沟通会议;该沟通会上的投影仪设备安装与播放等辅助性工作,都属于法务部门的行政性工作。


法务部行政性工作一般交给法务助理或法务秘书来协调完成,其工作效率会影响法务部的整体效率,因此,同样有必要关注该等行政性工作。